Checklist : les 10 étapes pour externaliser sa logistique
Externaliser sa logistique représente un tournant stratégique pour les e-commerçants en croissance. Elle permet de gagner en efficacité, d’améliorer la satisfaction client et de se concentrer sur son cœur de métier.
Mais pour que cette démarche soit un levier de performance, et non une source de frictions, il est essentiel de suivre une méthodologie rigoureuse.
La Ruche Logistique, spécialiste 5PL de l’e-logistique sur-mesure, qui accompagne chaque année des centaines de marques dans cette transition, vous a préparé une checklist en 10 étapes pour vous guider à ce sujet.
1 – Définir vos besoins
La première étape consiste à poser un diagnostic logistique précis. Externaliser sans avoir identifié ses besoins revient à déléguer à l’aveugle. Vous devez analyser vos flux, vos contraintes et vos objectifs.
Commencez par évaluer votre volume de commandes mensuelles. Dès 100 à 300 commandes par mois, la gestion logistique en interne devient souvent complexe et chronophage. Dans ce cas, l’externalisation peut générer plus de gains que de coûts. Il faut également considérer la fréquence des envois (quotidienne, hebdomadaire…), les destinations (France, Europe, international), et la nature des produits : sont-ils fragiles, périssables, encombrants, difficiles à identifier ou soumis à des réglementations spécifiques ?
Cette cartographie logistique vous permet d’avoir une vision claire de votre situation et de formuler des attentes réalistes vis-à-vis de vos futurs partenaires.
Chez La Ruche Logistique, cette étape fait l’objet d’un échange approfondi afin de définir la meilleure solution en fonction de votre activité.
2 – Choisir le bon prestataire
Une fois vos besoins définis, la sélection du bon partenaire logistique devient une étape décisive. Il ne s’agit pas seulement de comparer des tarifs : il faut évaluer la capacité d’un prestataire à s’intégrer dans votre écosystème et à vous accompagner sur la durée.
Étudiez sa réputation dans le secteur, ses références clients, son expérience dans votre domaine. S’il travaille déjà avec des e-commerçants similaires, c’est un bon indicateur. Analysez également son niveau de service : dispose-t-il d’une équipe IT capable de faire évoluer ses outils, voire de développer des intégrations personnalisées ? Quelle est la qualité de ses ressources humaines (CDI, CDD, intérim) et son niveau d’autonomie ? Est-ce un modèle “ticketing” rigide ou un service à taille humaine avec des interlocuteurs directs et réactifs ?
Ce sont ces éléments qualitatifs qui feront toute la différence au quotidien.
3 – Vérifier les capacités logistiques
Externaliser signifie confier l’une des fonctions clés de votre business à un tiers. Il est donc indispensable de s’assurer que le prestataire dispose des infrastructures et de l’expertise nécessaires pour prendre en charge votre logistique de bout en bout.
Trois éléments doivent être vérifiés :
- Le stockage : la surface disponible est-elle adaptée à vos volumes ? Les conditions de stockage sont-elles compatibles avec vos produits ?
- La préparation de commande : le prestataire est-il capable de gérer des spécificités comme le kitting, l’étiquetage ou les emballages personnalisés ?
- La gestion des retours : le processus est-il fluide et conforme à votre politique SAV ?
Un bon prestataire doit aussi pouvoir absorber les pics d’activité sans dégrader la qualité de service.
La Ruche Logistique propose par exemple plus de 6 000 m² de stockage en Bourgogne, sur l’A6, idéalement situé entre Paris et Lyon, avec des process adaptés aux besoins spécifiques de chaque e-commerçant.
4 – Évaluer les coûts
L’un des objectifs principaux de l’externalisation logistique est de rationaliser vos dépenses. Mais attention, les coûts doivent être analysés dans leur globalité. Ne vous fiez pas uniquement aux prix affichés.
Distinguez bien :
- Les frais fixes (abonnements, frais d’intégration, gestion de compte) ;
- Les coûts variables (stockage au m² ou au volume, préparation, expédition) ;
- Les coûts cachés (pénalités, frais de modification, litiges SAV, coûts de non-qualité, surcharges de transport).
Une externalisation bien pensée peut réduire vos coûts de transport de près de 30% en mutualisant les flux et en accédant à de meilleurs tarifs via le prestataire. Mais ce gain ne sera réel que si les frais sont maîtrisés et transparents.
5 – Évaluer la situation géographique
La localisation de votre prestataire logistique influence directement les délais de livraison, les coûts de transport et votre empreinte carbone.
Un entrepôt bien situé, proche des grands axes routiers, d’un hub ferroviaire ou d’un aéroport, vous permet d’optimiser vos flux. Si votre clientèle est essentiellement urbaine, un entrepôt en périphérie d’une grande métropole peut réduire considérablement les délais de livraison. À l’inverse, si vous expédiez massivement en Europe, privilégiez une position géographique centrale.
La zone de chalandise et les modes de transport disponibles doivent être en adéquation avec vos promesses de livraison.
Le positionnement stratégique de La Ruche Logistique lui permet de desservir efficacement la France et les grandes capitales européennes.
6 – Vérifier les intégrations IT
Dans un e-commerce moderne, la logistique ne peut pas fonctionner sans une parfaite intégration avec vos outils. Il est donc impératif que le prestataire puisse se connecter à votre CMS ou ERP : Shopify, PrestaShop, WooCommerce, Magento, Sellsy, Erplain, Oddo, etc.
Vérifiez la compatibilité technique, mais aussi la fluidité des échanges de données : actualisation des stocks en temps réel, remontée des statuts de commande, suivi des colis, automatisation des retours… Des APIs fiables et des connecteurs natifs peuvent considérablement simplifier la gestion quotidienne.
Un bon prestataire logistique doit proposer une solution plug & play, mais aussi être capable d’accompagner des besoins d’intégration plus complexes à mesure que votre activité évolue.
7 – Garantir la qualité de service
Une logistique externalisée réussie se mesure avant tout à la satisfaction client. Or, les attentes en matière de livraison sont très élevées.
88 % des e-consommateurs considèrent la livraison comme un critère d’achat décisif, et 9 sur 10 abandonnent un panier si les options proposées ne leur conviennent pas. De plus, 84 % estiment que la fiabilité et le suivi sont essentiels. Cela signifie que votre prestataire doit offrir :
- Des délais respectés ;
- Un taux d’erreur proche de zéro ;
- Un suivi en temps réel ;
- Des options de livraison variées (domicile, point relais, casier…).
Vous devez aussi disposer d’indicateurs clairs pour suivre ces performances : taux de réclamation, NPS logistique, taux de satisfaction livraison.
La Ruche Logistique fournit ces indicateurs en continu et propose des prestations adaptées aux standards de qualité des marques premium.
8 – Anticiper la scalabilité
Votre prestataire logistique doit être capable d’évoluer avec vous. La scalabilité est souvent négligée au départ, mais elle devient essentielle dès que vous passez à l’étape supérieure.
Assurez-vous que le prestataire peut :
- Absorber une augmentation de vos volumes ;
- Gérer les pics d’activité (soldes, French Days, Black Friday, Noël) ;
- Proposer de nouveaux services (emballage cadeau, livraison express, cross-docking…) ;
- Vous accompagner dans votre expansion à l’international.
Un partenaire logistique doit être un facilitateur de croissance, capable de vous accompagner sur le long terme, pas seulement de répondre aux besoins du moment.
9 – Assurer la transparence et le suivi
Une logistique efficace est aussi une logistique pilotée. Vous devez pouvoir suivre l’activité en temps réel et accéder à des données fiables.
Un bon prestataire doit fournir des tableaux de bord clairs, des KPIs régulièrement mis à jour (statut des commandes, taux de livraison dans les temps, gestion des retours…), et une communication fluide avec vos équipes. Le reporting est essentiel pour identifier rapidement les anomalies, suivre les engagements contractuels, et améliorer en continu les performances.
La transparence est un gage de confiance, mais aussi un levier d’optimisation.
10 – Vérifier les conditions contractuelles
Enfin, ne signez rien sans avoir analysé en profondeur les modalités du contrat. Les conditions contractuelles doivent vous offrir à la fois des garanties de service et de la flexibilité.
Éléments à vérifier :
- Durée d’engagement et conditions de renouvellement ;
- Délai de résiliation et préavis ;
- Clauses de pénalité en cas de non-respect des SLA (Service Level Agreement) : document qui définit la qualité de service, prestation prescrite entre un fournisseur de service et un client ;
- Évolution tarifaire ;
- Modalités de réversibilité.
Un contrat équilibré est indispensable pour poser les bases d’une collaboration durable, saine et évolutive.
Externaliser sa logistique, une décision stratégique à forte valeur ajoutée
Externaliser sa logistique est une décision stratégique qui, bien menée, permet de libérer du temps, d’optimiser les coûts, et de faire monter en gamme l’expérience client. Mais c’est aussi un projet complexe, qui exige méthode, anticipation et exigence.
Grâce à cette checklist en 10 étapes, vous avez désormais toutes les clés pour aborder cette transition dans les meilleures conditions. L’enjeu n’est pas seulement opérationnel : il est directement lié à votre capacité à croître durablement, à fidéliser vos clients et à vous différencier sur un marché ultra-concurrentiel.
Vous envisagez de passer à l’externalisation ? Les équipes de La Ruche Logistique sont à votre écoute pour analyser vos besoins et construire une solution à votre image.
