Dans la gestion de projet, il est indispensable de savoir organiser son temps. Si vous décidez de monter une entreprise ou un projet, vous allez devoir réaliser un rétroplanning.
Un bon rétroplanning garantit le succès de votre projet. Comme son nom l’indique, ce planning se construit à l’envers. C’est un outil pratique pour mettre en place des projets dont la deadline est non négociable.
Dans cet article, nous allons définir la notion de rétroplanning et vous livrer les 4 étapes nécessaires à sa bonne réalisation. Découvrez aussi les différentes techniques de gestion de projet à connaître pour élaborer un rétroplanning, et qui pourra être utile dans n’importe quel montage de projet.
Qu’est-ce-qu’un rétroplanning ?
Le rétroplanning est un calendrier utilisé comme outil de montage pour un événement ou un projet. Il regroupe toutes les tâches nécessaires à la bonne réalisation du projet avec pour chacune d’entre elles, leur responsable, leur durée et leur échéance.
L’objectif numéro un de cet outil est de fixer les dates auxquelles chaque tâche doit être réalisée et d’assurer la répartition de chacune d’entre elles. Il aide à construire un plan de réalisation et permet de visualiser chaque étape dans le temps jusqu’à la fin de votre projet.
Contrairement au planning, le rétroplanning se construit à partir de la deadline du projet. Le planning est, quant à lui, organisé à partir de la date de début de projet. La mécanique de mise en place reste identique, il suffit de positionner les tâches, dates etc dans le tableau. La méthode de planification est inversée bien que le résultat soit le même.
Cet outil de gestion impose plus de contraintes que le planning, cependant, il vous permet de déterminer les meilleures stratégies pour atteindre le but que vous vous êtes fixé.
Alors, si vous êtes responsable de la gestion d’un projet où la date de fin est déjà fixée et que vous n’avez aucune possibilité de négociation, vous devrez mettre en place un rétroplanning.
Les rétroplannings sont souvent utilisés dans le secteur de l’événementiel puisque les professionnels sont fréquemment soumis à des deadlines très strictes.
Le budget est aussi associé à cet outil. Pour chaque tâche, vous pourrez définir les ressources nécessaires à l’exécution de votre projet.
De manière simple, le rétroplanning permet d’avoir une vision globale :
- du temps nécessaire à la réalisation de votre projet
- des tâches à effectuer et de leurs répartitions
- du budget nécessaire à la réalisation de votre projet
Exemple de cas de rétroplanning
Une idée de rétroplanning est de fixer le début des tâches en fonction de la date butoir. Par exemple, pour la participation à un événement :
- Réserver un stand 90 jours avant
- Faire imprimer des cartes de visites 15 jours avant
- Commencer la communication 30 jours avant
- Mettre en place le stand 1 jours avant
Les avantages du rétroplanning
- Respecter la date de livraison du projet. C’est bien là l’objectif principal du rétroplanning. Il permet de se focaliser sur le délai imposé par l’entreprise. En prenant en compte la date de fin de projet, vous serez plus efficace dans sa réalisation.
- Vérifier la faisabilité du projet. Avant même le commencement du projet, vous pourrez très vite observer si celui-ci est réalisable dans les temps qui vous sont imposés. Parfois, par soucis de rentabilité, les délais peuvent être trop juste rendant le projet non-réalisable.
- Mieux définir les ressources. À chaque tâche, vous attribuerez les moyens financiers et humains nécessaires à sa bonne exécution. Le rétroplanning vous offre une vision globale qui permet de déterminer les ressources à allouer et d’éviter les dépassements de budget trop conséquent, car celui-ci sera calculé à l’avance.
- Déterminer la date du début de projet. Lister la durée de chaque tâche vous aidera à choisir la meilleure date à laquelle débuter le projet sans trop risquer de retard. Vous pourrez anticiper les imprévus en prenant une marge de manœuvre afin de ne pas avoir de retard de livraison. C’est seulement après avoir pris tous les paramètres en compte que vous pourrez fixer la date idéale pour commencer le projet.
- Adapter le temps de chaque tâche. De la même façon, vous pourrez adapter la longueur de chaque tâche en fonction du temps imparti. Vous analyserez la marge de manœuvre dont vous disposez pour vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
Les 4 étapes du rétroplanning
Réaliser un rétroplanning n’est pas compliqué, cependant cela demande une certaine logique et une certaine rigueur, vous devrez être méthodique.
Définir les tâches nécessaires à la réalisation du projet
Dans un premier temps, vous devrez lister les tâches à réaliser pour mener le projet à terme. Assurez-vous d’oublier aucune opération, notez toutes les étapes du projet, bien que celle-ci soit évidente. Le souci du détail est la clé de la réussite de votre rétroplanning. Le moindre oubli pourrait compromettre le bon déroulement de votre projet.
Pour vous organiser au mieux, vous pouvez dès maintenant associer un responsable ainsi que les ressources nécessaires à la réalisation de chaque tâche. De même, pour une meilleure organisation, vous pouvez attribuer une lettre ou un numéro à chacune des tâches identifiées.
Il est recommandé de partir des objectifs globaux, puis les décliner en sous-objectifs puis en tâches pour affiner les actions à mener et obtenir de meilleurs résultats. Plus votre projet sera détaillé, plus votre vision sera claire.
La technique WBS
Pour ce faire, la technique WBS (Work Breakdown Structure) est particulièrement efficace. Son objectif est de faciliter la décomposition d’un projet en découpant le travail en étapes simples et rapides à exécuter.
Après avoir défini le projet, il vous faudra identifier les livrables principaux qui jalonnent l’avancement du projet. Par la suite, vous diviserez ces tâches en sous-tâches jusqu’à ce que le niveau de travail soit chiffrable et maîtrisable, tant d’un point de vue budgétaire que de ressources humaines.
Chaque lot de travail identifié doit être complété par les données suivantes :
- le responsable
- le livrable
- le budget
- le délai
- les tâches à réaliser
Pour la bonne réalisation du WBS, nous vous conseillons d’éviter les chevauchements c’est-à-dire que chaque unité doit être exclusive et qu’elle ne se retrouve pas dans plusieurs branches à la fois.
De même, il n’est pas nécessaire que votre WBS soit symétrique (comporter le même nombre de niveaux).
Définissez le bon degré de découpage. Certaines tâches ne nécessitent pas forcément de ramifications supplémentaires si elles sont déjà suffisamment chiffrables. Vous devez associer l’estimation de temps, coût et ressources pour préciser votre découpage.
Enfin, afin de ne pas oublier de tâches, nous vous recommandons d’appliquer la règle des 100%. C’est considérer le projet mère comme un tout qui est égale à 100% du projet. La somme des unités de découpage doit alors aussi être égale à 100%
Estimer la durée des tâches
Après avoir organisé l’ensemble de vos tâches à effectuer, il convient d’attribuer la durée nécessaire pour chacune d’entre elles. Cette étape peut paraître compliquée puisqu’il s’agit d’une approximation.
Avec l’expérience, vous pourrez estimer le temps de chaque tâche de manière plus précise. Mais si c’est la première fois que vous organisez un projet, le temps pourra certainement être mal calculé. Vous devez tout de même évaluer la durée approximative de chaque tâche en termes de jours, semaines ou mois en fonction de l’étendue de votre projet.
Cette étape est nécessaire au respect des délais imposés. Vous pouvez demander le retour d’expérience des collaborateurs de l’équipe projet ou tirer parti des projets similaires précédemment effectués.
La technique des 3 points
Nous vous recommandons d’utiliser la technique des 3 points qui se base sur des durées estimées, c’est-à-dire :
- le temps optimiste : si le projet se déroule dans des conditions idéales (le temps minimum pour accomplir la tâche)
- le temps pessimiste : si le projet se déroule dans des pires conditions (le temps maximum pour accomplir la tâche)
- le temps moyen estimé: travail dans des conditions normales
Ensuite, il existe plusieurs calculs pour obtenir le temps qui se rapproche le plus de la réalité en fonction de la distribution de probabilité souhaitée. La formule selon la répartition triangulaire est la plus couramment utilisée :
(temps optimiste + temps pessimiste + temps moyen) / 3
Placer les tâches par ordre de priorité et effectuer l’ordonnancement des tâches
L’ordonnancement des tâches permet de visualiser leur interdépendance. En effet, certaines tâches ne peuvent commencer que si les précédentes tâches ont été complétées. Commencez par placer chaque tâche par ordre chronologique. Pour une bonne coordination, il faut donc bien repérer les dépendances pour positionner les tâches dans le planning.
Le diagramme de PERT
Pour vous aider dans le classement des tâches, vous pouvez utiliser le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technic). Il permet d’organiser dans le temps des tâches interdépendantes et de créer un réseau entre celles-ci.
Les tâches sont représentées par des flèches encadrées par 2 étapes. Sur chaque tâche, vous pouvez indiquer la date au plus tôt, la date au plus tard et la durée de la tâche.
Reprenez l’ensemble de vos tâches et montez le réseau en utilisant les liens de dépendance. Notez le numéro ou la lettre de chaque tâche, ajoutez-y les dates respectives.
Ce diagramme vous donnera une vision d’ensemble de vos tâches. Vous pourrez alors effectuer des ajustements si cela est nécessaire.
Estimer la durée du projet
Les tâches à accomplir sont listées et vous avez établi la dépendance entre chacune d’entre elles. Vous pouvez désormais déterminer la durée totale du projet.
Pour être sûr que la deadline sera respectée, il peut être intéressant de calculer le temps le plus long nécessaire à la réalisation du projet.
Le chemin critique
Pour pouvoir avoir cette donnée, vous pouvez calculer le chemin critique. Il représente la liste de tâches la plus longue (en durée) du projet, et qui ne peuvent être exécutées seulement si la précédente tâche à été complètement terminée. Les tâches faisant partie du chemin critique sont appelées “les tâches critiques”.
La marge de ses tâches dites critiques est de zéro c’est-à-dire que le retard d’une des tâches entraîne obligatoirement le retard de tout le projet.
Pour établir le chemin critique, vous devez vous appuyer sur le diagramme de PERT que vous avez préalablement réalisé. Vous pourrez déterminer quelle séquence de tâches est la plus longue.
Cette durée permet de visualiser si votre projet est faisable dans les temps qui vous sont imposés. Si votre chemin critique est plus long que le temps donné, il est possible de diminuer la durée des tâches critiques en allouant plus de ressources pour celles-ci (plus de personnel, sous-traitance…)
Réalisez votre rétroplanning
Il est temps de passer à la construction de votre rétroplanning. Il suffit de commencer par positionner la date de fin de projet. Et remontez, par étape, jusqu’à la date du début du projet.
Il se peut que vous n’arriviez pas à positionner les premières tâches de votre projet à réaliser, car le temps imparti est trop court. Il faudra alors procéder à des rectifications au niveau du temps pour certaines tâches. Revoyez les tâches prioritaires, ajustez les délais pour que tout puisse être effectué dans les temps impartis.
Vous devrez définir la bonne méthode pour aboutir à la réussite de votre projet. Cependant, attention à conserver une marche de manœuvre au cas où de possibles aléas vous retarde.
Le diagramme de Gantt
Pensez à utiliser le diagramme de Gantt pour construire votre rétroplanning. Cet outil est utilisé par la quasi-totalité des chefs de projet car il est facile à comprendre et c’est un bon moyen de communication entre les différents acteurs d’un projet.
Le diagramme de Gantt permet de représenter graphiquement le projet, les différentes tâches dans le temps et de visualiser l’avancement ou potentiel retard de celui-ci.
Il existe de nombreux logiciels qui se basent sur le diagramme de Gantt et qui vous permettent de faciliter la création de votre échéancier. On peut prendre l’exemple de Instagantt, Wrike ou encore Smartsheet.
Après avoir saisi l’ensemble des tâches, leur durée ainsi que leur dépendance et la date de fin de projet, ils calculent automatiquement la date de début de projet, les dates de début et de fin de chaque tâche.
Ces fonctionnalités vous permettent de faire des ajustements et d’appréhender les impacts de chaque dérive de tâche.
Lorsque le rétroplanning est mis en place, vous pouvez l’intégrer dans votre cahier des charges. Cet autre outil de gestion de projet regroupe plus d’informations que le rétroplanning puisqu’il prend aussi en compte les objectifs du projet, vos besoins si vous faites appel à un prestataire, le périmètre etc…
Exemple de rétro-planning
Dans la première colonne, vous listez les tâches à accomplir. Selon les logiciels, il est possible de les regrouper par thématique. Vous pouvez aussi associer chaque travail à un responsable.
Dans la colonne statut vous devez décrire l’état d’avancement de chaque tâche ex : en cours, fait, en retard etc
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crédit photo : Timeless
