Construire un diagramme de Gantt en 5 étapes

E-Commerce Nation

22.10.2021


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Dans le but de mettre en place un projet de manière efficace, la plupart des chefs de projet utilisent le diagramme de Gantt. En effet, sa simplicité et son utilité le rend très attractif.

Le diagramme de Gantt est un outil visuel qui permet une meilleure gestion des risques, car elle vous donne une vision d’ensemble du projet. Vous pourrez très rapidement observer l’avancement de chaque tâche et rectifier, si nécessaire, l’organisation en cas de dérive.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un diagramme de Gantt, sa composition, ainsi que les 5 étapes pour en réaliser un de manière efficace.

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Qu’est ce qu’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet inventé par Henry Gantt en 1910.  C’est l’un des moyens les plus efficaces pour gérer son temps, représenter l’avancement du projet et des différentes tâches qui le constituent. C’est aussi un très bon support de communication pour l’ensemble de l’équipe projet.

Le diagramme de Gantt est utilisé par les chefs de projet, lors de la mise en place d’un événement par exemple et est souvent associé au planning ou au rétroplanning.

Il liste toutes les tâches à accomplir pour arriver à l’aboutissement d’un projet et celles-ci sont représentées par des barres horizontales dont la longueur matérialise la date de début, la durée et la date de fin de la tâche. 

Ce diagramme permet de donner une vision globale sur :

  • les différentes tâches à effectuer
  • la date de début, de fin et la durée de chaque tâche
  • l’ordonnancement des tâches
  • le chevauchement de chaque tâches
  • la date de début et de fin du projet mis en place

Dans un diagramme de Gantt, on représente : 

  • en abscisse les unités de temps (exprimé en jours, semaines, mois etc. en fonction de la taille du projet) 
  • en ordonnée, la succession des différentes tâches 

À la différence du PERT, le diagramme de Gantt est complété par les ressources financières et humaines affectées à chacune des tâches ainsi que leur responsable, etc.

La visibilité offerte par le diagramme vous permet d’anticiper les retards possibles et de vous adapter en cas de potentiel problème. En effet, les projets sont souvent sujets au changement, il est donc indispensable de pouvoir visualiser chaque retard pour éviter de manquer la deadline.

Le diagramme de Gantt possède aussi quelques inconvénients. En effet, il peut devenir très lourd lorsqu’il est utilisé pour des projets complexes. La liste des tâches peut devenir très longue, rendant le visuel difficile à lire.

Les composants d’une diagramme de Gantt 

Le diagramme de Gantt est composé de : 

  • Dates : les dates de début et de fin de chaque tâche ainsi que leur durée. Ajoutée à cela, on retrouve la date de début et de fin de projet
  • Tâches : la liste des différentes tâches à exécuter
  • Calendrier : il est indiqué quand est-ce-que les tâches doivent être exécutées. C’est un calendrier prévisionnel puisqu’il peut être modifié en fonction de l’état d’avancement des tâches. Si vous constatez un retard, vous pourrez adapter le reste du calendrier pour rester dans les temps impartis.
  • Ordonnancement des tâches : vous pourrez visualiser les tâches interdépendantes. 
  • L’état d’avancement des tâches : vous pourrez indiquer lorsqu’une tâche est en cours, finie ou si elle n’a pas débuté.

Comment construire le diagramme en 5 étapes ?

Définir les tâches du projet

Pour créer un diagramme de Gantt, la première étape est d’identifier les tâches prioritaires qui jalonnent le projet. Ensuite, il s’agit de les découper de telle sorte à ce que les tâches soient déchiffrables. 

Pour rendre votre travail encore plus précis, il est possible d’utiliser la technique WBS (Work Breakdown Structure) aussi appelée OTP (organigramme des tâches du projet). Cette méthode vous permet de découper votre projet mère en plusieurs sous-tâches jusqu’à ce qu’elles soient mesurables.

Elle peut être présentée sous plusieurs formes : organigramme, mind map, liste ou plan. Le WBS est un très bon outil visuel qui permet d’avoir une représentation d’ensemble des tâches et sous-tâches à effectuer. 

Estimer la durée des tâches

Afin d’être sûr que l’ensemble des tâches sont réalisables avant la livraison de votre projet, il est important d’estimer la durée de chacune d’entre elles. C’est une durée approximative puisque vous ne savez pas dans quelle conditions elles vont être effectuées. Cela dépendra aussi de l’avancement de l’ensemble des étapes puisqu’il peut exister des dépendances entre les tâches. Si une action prend du retard, alors, il se peut que tout soit décalé par la suite. 

Afin d’estimer au mieux le temps à attribuer pour chaque tâche, vous pouvez tirer parti de l’expérience de vos collaborateurs, mais aussi des précédents projets similaires effectués dans votre entreprise.

Vous allez pouvoir en déduire la durée totale du projet et donc savoir s’il est réalisable dans les temps. Le chemin critique est un bon moyen pour savoir s’il faut ajuster la durée de certaines tâches. En effet, il correspond à la séquence de tâche la plus longue (en durée)  pour parvenir à la fin du projet. Il vous donnera le temps total de la durée de votre projet.

Définir l’ordonnance des tâches

Certaines tâches ne peuvent être accomplies que si les précédentes tâches sont terminées. Il se peut que certaines tâches puissent être faites en même temps, mais ce n’est pas obligatoirement le cas. 

Établissez un schéma avec les différentes étapes et notez les liens entre elles. Pour cela, vous pouvez faire recours au diagramme de PERT. Cet outil permet de visualiser les liaisons entre les tâches et aussi la durée, date de début et de fin de chacune d’entre elles.

Il vous donnera une vision globale de l’organisation qu’il faudra avoir pour que le projet soit mené correctement.

Il existe 4 types de dépendance : 

  • fin à fin : les tâches doivent être finies en même temps
  • début à début : les tâches doivent débuter en même temps
  • fin à début : une tâche ne peut débuter que si la précédente est terminée
  • début à fin : une tâche ne peut pas se terminer tant qu’une autre n’a pas démarré

Assigner les tâches à l’équipe

Cette tâche peut paraître minime, pourtant elle est assez importante dans l’exécution d’un projet. 

Faites l’inventaire des compétences de chacun des membres de votre équipe. Assignez un ou plusieurs responsables sur chacune des tâches. Prenez aussi en compte les autres projets sur lesquels vos collaborateurs travaillent pour éviter de les surcharger ainsi que les jours de repos ou congés.

Une bonne assignation des tâches permet d’éviter toute prise de retard sur le projet. Chaque collaborateur aura un objectif clair et une idée de leur performance globale. De même, ils pourront observer l’impact de leur travail sur l’ensemble du projet et cela les poussera à finir leur tâche dans les temps. 

Affecter les ressources à chaque tâche

Afin de déterminer de manière précise l’allocation des ressources vous devez affecter les moyens financiers et humains dont vous aurez besoin pour chaque étape. Cela vous permettra de surveiller votre budget et donc d’éviter tout dépassement trop important de celui-ci.

Conclusion 

Dans la gestion de projet, le diagramme de Gantt peut être un atout de taille pour votre organisation. Il peut vous aider à le monter mais aussi à le suivre tout au long de sa réalisation. Il existe des logiciels de gestion de projet qui permettent de vous aider à mettre en place ce type de diagramme. Par exemple, Excel est un bon outil gratuit pour utiliser un diagramme de Gantt. 

Pour aller plus loin :

  • Vous souhaitez en apprendre plus sur la mise en place de projet ?
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C’est le moment de découvrir la formation E-Commerce Nation qui vous aidera dans la création de votre diagramme et dans le développement de votre projet.

crédit photo : Boyko

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