La gestion de projet : comment mieux piloter vos équipes et dossiers ? 

E-Commerce Nation

23.12.2022


Gestion de projet

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La gestion de projet ou le management de projet consiste en un ensemble d’activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à atteindre les objectifs fixés préalablement. La gestion de projet se concrétise à travers l’application de méthodes, techniques et via l’utilisation d’outils de gestion spécifiques aux différentes étapes de ce fameux projet, et ce, de l’évaluation de l’opportunité jusqu’à l’achèvement du projet en lui-même.

C’est l’acte de gérer tous les aspects d’un projet, de l’équipe aux tâches et aux outils. C’est pourquoi la gestion de projet est importante : sans elle, vous déléguez votre projet au hasard ou au chaos.

Il ne faut pas oublier que chaque projet pris en charge par vos équipes sont très variés, que ce soit au niveau des objectifs, des membres, des échéances ou même des besoins. Mettre en place des outils de gestion de projet permet, en grande partie, de globaliser certaines tâches et d’en individualiser d’autres pour ainsi gagner du temps.

Qu’est-ce qu’un projet ?

De manière générale, on appelle « projet » un ensemble coordonné d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin dans un délai déterminé en mobilisant des ressources qui lui sont allouées.

Un projet mobilise durant sa réalisation des ressources identifiées (humaines, matérielles, équipements, matières premières, informationnelles et financières).

Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?

Les outils de gestion de projet sont des supports qui ont pour vocation d’aider les membres d’une équipe à mieux organiser leurs travails et gérer les différents dossiers et tâches à réaliser.

Les outils de gestion de projet sont donc des logiciels qui vont vous permettre globalement d’automatiser les tâches de sauvegarde et de gestion de temps.

Dans cet exemple, on va retrouver les systèmes de gestion de versions ou les systèmes de gestion de configuration qui permettent d’enregistrer différents états d’un projet tout en gardant une trace de la date de modification. 

Ces outils de gestion de projet permettent également de planifier des tâches et de savoir comment bien gérer son équipe et de déterminer les différentes tâches à réaliser.

Pourquoi faire de la gestion de projet pour votre E-Commerce ?

La gestion de projet dispose de divers avantages parmi lesquels on pourrait vous citer : du gain de temps, d’efficacité, d’argent et de productivité. Les uns étant liés aux autres, il est certain qu’en proposant des méthodes et outils de travails plus performants à vos collaborateurs, ceux-ci seront, de facto, plus efficaces dans leur tâches et votre entreprise atteindra ainsi beaucoup plus facilement les objectifs qu’elle se fixe chaque année / mois / trimestre.

Au-delà de cette efficacité et ce gain de temps, en proposant une gestion de projet mieux gérées avec des outils de gestion de meilleure qualité, vous motiverez davantage vos collaborateurs qui seront alors plus à l’aise dans leurs tâches et donneront le meilleur d’eux-mêmes grâce à un travail facilité. D’autre part, cela va vous permettre de gérer des effectifs importants.

Utiliser un outil dédié à la gestion de projet est donc le premier pas dans la professionnalisation de votre entreprise ou de votre organisation.

Les avantages de la gestion de projet

  • Permet d’obtenir une vision globale de chaque projet vous permettant ainsi de faciliter son suivi quotidiennement
  • La communication sera facilitée entre votre chef de projet et les différents interlocuteurs du dossier
  • Prévoir un budget suffisant, faciliter la prise de décision et ainsi produire des projets de meilleure qualité
  • Avoir accès à toutes les clés pour prendre des décisions stratégiques
  • Optimiser les délais et les coûts tout en améliorant la qualité des rendus.
  • Profiter d’une meilleure organisation en gérant le timing des activités à mener
  • Pouvoir mieux répartir les tâches à travers un calendrier/planning et un gestionnaire des ressources humaines

Quelles sont les phases de cycle de vie de la gestion de projet ?

Quel que soit le type de projet que vous planifiez, il comporte plus ou moins les mêmes étapes. Bien que chaque projet nécessite un ensemble de processus et de tâches uniques, ils suivent tous un cadre similaire. Il y a toujours un début, un milieu et une fin. C’est ce qu’on appelle le cycle de vie du projet.

La gestion de projet est donc une série de phase par laquelle passe un projet, de son lancement à sa clôture. On en définit 5 :

  • Lancement
  • Planification
  • Exécution
  • Contrôle et suivi
  • Clôture

Mais ce cycle n’est pas bloqué dans le temps, il arrive fréquemment que vous passiez de la phase 1 à la phase 2 pour que finalement un changement intervienne et vous fasse recommencer dès la première phrase ; tout l’intérêt de disposer d’un bon outil de gestion de projet prend alors sens.

Cet ensemble de phase peut s’avérer très utile en offrant une approche structurée de gestion d’un projet de A à Z, en vous faisant bénéficier des rôles de la responsabilité plus clairs,  d’une communication rationalisée et, au final, d’une formule reproductible qui mène à la réussite des projets.

La gestion de projet, pour les grands et les petits

Plébiscitée par de plus en plus d’organisations, la gestion de projet s’impose dans des structures de toutes tailles comme un mode d’organisation particulièrement efficace.

Que vous soyez dans le CAC 40 ou que votre entreprise soit née au printemps 2021, la gestion de projet est un concept qui ne doit pas être négligé. Si les grosses entreprises travaillent toutes en mode projet, ce n’est pas le cas de l’ensemble des organisations plus modestes. Pourtant, les petites et les moyennes entreprises ont également tout à gagner en misant sur la gestion de projet.

La gestion de projet va en partie vous aider à développer votre entreprise pour permettre de mettre en place des projets et définir des objectifs clairs et atteignables. Sans gestion de projet, vous risquez de vous noyer dans la liste des tâches à réaliser et donc de perdre du temps.

Les 6 étapes de la gestion de projet

Etapes n°1 : la définition des objectifs du projet

Etapes n°2 : l’identification des tâches

Étape n°3 : l’organisation des tâches et des ressources

Étape n°4 : l’évaluation des risques et des contraintes

Étape n°5 : le choix des bons outils de gestion de projet

Étape n°6 : la planification du suivi du projet

En résumé, la gestion de projet permet de pérenniser votre activité grâce à une meilleure organisation, communication et délégation des tâches et vous permet d’avoir une vision plus globale des dossiers sur lesquels vous travaillez.

Crédit image : Dmytro Novitskyi

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