Actuellement les entreprises instaurent de multiples processus pour s’assurer que les informations et la distribution des tâches circulent bien entre tous les acteurs d’un projet, afin d’obtenir des résultats convaincants. En effet, l’échange d’informations et le partage des tâches sont les principaux problèmes dans l’organisation d’une entreprise. C’est pour cela qu’il existe des outils liés au workflow, ils sont aujourd’hui en pleine croissance et représentent une véritable révolution pour les entreprises.
Avec l’expansion du travail à distance, la compréhension de la gestion du workflow ainsi que son utilisation est devenue très importante. Les logiciels de gestion du flux de travail, par lesquels les campagnes, les projets et les tâches sont traités, sont encore plus importants à comprendre et à mettre en place !
Il est temps de commencer à s’organiser pour augmenter la productivité et optimiser le temps passé sur les différentes tâches. Si le terme workflow paraît encore flou, pas de problème, nous allons passer en revue les principes fondamentaux afin de tout connaître sur le workflow.
Workflow : définition
Il se traduit par « flux de travail », désignant une série d’activités requise pour exécuter un ensemble de tâches. Elles représentent une liste d’activités hebdomadaires, un projet, des systèmes à amorcer et bien d’autres encore.
La mise en place d’un workflow se fait pour tout ce que vous voulez. Chaque jour, sans vous en rendre compte, vous gérez des flux de travail. Dès lors que vous utilisez une tâche pour en faire une autre, vous optimisez votre temps ainsi vous réalisez un flux de travail.
Pour illustrer, imaginons que vous devez aller à un endroit bien précis, et sur votre trajet vous en profitez pour accomplir des actions comme acheter de la nourriture, chercher une personne. Ceci est un workflow.
En informatique, le workflow permet de modéliser et gérer l’ensemble des tâches à réaliser ce qui implique différents acteurs dans la réalisation d’un processus. Cela permet d’automatiser les flux d’informations et de travail entre les multiples processus en cours dans une entreprise.
Le rôle d’un workflow
Un outil de gestion workflow permet de créer et d’automatiser les flux de travail dans une entreprise. Très pratique, il sert à améliorer et décrire l’avancement, le circuit du traitement des tâches et à les répartir entre les différents acteurs d’un processus. Il rappelle également les délais de livraison ou les délais d’accomplissement de la tâche et permet de valider l’achèvement de celle-ci. Point pertinentes, ses différentes fonctionnalités lui permettent d’organiser les multiples activités que les salariés doivent accomplir et de s’assurer que chaque tâche est bien réalisée.
Le workflow consiste également à modéliser des processus métier dans le cadre du BPM, Business Process Management, il permet d’avoir une vue d’ensemble sur les processus métiers, de l’organisation et de leurs interactions pour les optimiser et les automatiser au maximum. Le BPM intègre les flux de travail avec plusieurs autres applications, systèmes, technologies et éléments humains.
Quels sont les différents types de workflows ?
Il existe deux types de “flux de travail”, le workflow de type ad hoc, et le workflow procédural.
Workflow Procédural
Il fait l’objet de procédures prédéfinies, les processus sont maîtrisés et identiques. On parle alors de cheminement “figé”, les décisions sont peu dépendantes des utilisateurs.
Le workflow procédural est totalement verrouillé, il permet d’imposer le suivi d’une procédure sans que les acteurs puissent intervenir une fois mise en œuvre.
Workflow Ad hoc
Basé sur un modèle collaboratif, il autorise les différents acteurs au sein de la procédure à intervenir directement sur le cheminement afin de le dynamiser, réagir et anticiper plus facilement les différents imprévus. Les acteurs interviennent pour les décisions prises tout au long du processus. Avec le ad hoc il est difficile de surveiller l’avancement des dossiers et d’assurer le respect des procédures avec le ad hoc.
Comment créer des flux de travail automatisés ?
Si vous comprenez que vos tâches se répètent souvent, que vous souhaitez assurer la précision des tâches accomplies sans risque d’erreur ou encore rendre plus efficace et structurer votre circuit de flux de travail, c’est qu’il vous faut un logiciel de workflow pour automatiser ces flux.
Tout d’abord pour structurer votre système workflow, il faut établir quels sont vos besoins et attentes. Pour cela il existe 5 étapes pour l’automatisation de vos flux de travail :
- La première étape nécessite de connaître les différentes opérations de l’entreprise. L’identification des tâches répétitives qui pourraient alors être automatisées. Également le but est de réussir à fluidifier et assurer que l’ensemble des tâches soient faites avec précision et rigueur. Donc l’identification de ces différentes tâches problématiques est importante afin d’améliorer le flux de travail dans leur globalité.
- La seconde étape consiste à définir des objectifs commerciaux afin de les atteindre de la meilleure des façons avec une automatisation des flux. Ainsi cela déterminera si le processus d’automatisation permettra d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Il faut que le processus d’automatisation soit adapté aux différents acteurs pour s’assurer du bon fonctionnement de celui-ci.
- Ensuite dans cette troisième étape il faut sélectionner un logiciel de workflow adapté. Un logiciel trop compliqué pourrait être mal utilisé et mal compris et donc ne pourra pas atteindre les objectifs fixés. C’est pour cela qu’il faut choisir un logiciel simple qui pourrait être utilisé et compris par tous pour performer.
- Pour harmoniser l’ensemble de cette structuration il est impératif dans cette quatrième étape de former ensuite tous les acteurs de l’entreprise, ceux qui sont impliqués dans les différentes tâches.
- Dans cette dernière étape, il faut mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité du workflow. Ceci pourrait permettre d’analyser les points positifs et négatifs afin de modifier le déroulement des opérations en conséquence. Le fait d’inclure une possibilité aux employés de laisser des commentaires et d’y associer les indicateurs de performance.
Top 10 des logiciels d’automatisation des flux de travail
Il existe de multiples logiciels de workflow, chacun leur manière de fonctionner. Un logiciel adapté à votre logiciel aidera l’équipe de l’entreprise à progresser dans les différentes tâches du quotidien. Pour cela voici une liste de logiciels d’automatisation des flux de travail.
- Lucidchart
- Heflo
- Integrity
- Flokzu
- Kissflow
- ProcessMaker
- Automate.io
- Fresh service
- Orchestly
- Nintex
Pourquoi utiliser un workflow ?
L’intérêt d’utiliser un système de workflow permet de donner l’ensemble des tâches redondantes avec peu de valeurs ajoutées à des systèmes informatiques en garantissant des résultats identiques à chaque fois. Dans le but de gagner du temps et de permettre aux acteurs impliqués de s’occuper des tâches ayant une forte valeur ajoutée, d’améliorer la productivité, réduire les coûts et limiter les risques d’erreurs de traitement liés à une intervention humaine.
Pour les tâches plus complexes, le workflow les automatise, simplifie et fluidifie le transfert des multiples informations nécessaires. Il met de l’ordre dans les processus et donne les ressources nécessaires pour son bon déroulement. Les entreprises ont besoin de logiciels complets et intégrés qui leur offrent la flexibilité et la responsabilité nécessaires pour faire leur travail.
La mise en place d’un flux de travail permet d’équilibrer les méthodes de travail entre les différents acteurs de l’entreprise. Également cela va permettre un pilotage efficace des différentes activités grâce à des indicateurs précis qui ont été choisis en amont pour optimiser le processus de l’entreprise. Le fait de suivre à tout instant l’avancement des tâches permet d’identifier immédiatement les blocages pouvant survenir et donc d’agir en conséquence en mettant en place des actions correctives. Le workflow vous aidera à maîtriser tout le processus de votre entreprise.
Sur le long terme les entreprises gagnent en efficacité, en stabilité et en productivité. De plus, avec le développement des différentes technologies, les systèmes d’automatisation workflow sont de plus en plus à la portée des entreprises.
Conclusion
Le workflow permet donc d’orchestrer et organiser tout le processus d’une entreprise en harmonisant l’ensemble des tâches et activités. Ce système est très bénéfique pour les entreprises voire indispensable pour automatiser les tâches récurrentes et suivre l’avancement des activités et analyser sa performance. Plusieurs logiciels proposent des services de workflow, il est nécessaire de choisir un logiciel en adéquation avec les besoins et attentes de l’entreprise pour optimiser de la meilleure façon les processus.
Crédit image : Hurca!™
