Vous souhaitez créer votre site et unifier votre gestion commerciale ? Vous êtes e-commerçant et vous souhaitez gagner du temps ? Vous faites du cross canal et vous souhaitez unifier votre univers digital autour de votre ERP ? Vous devez anticiper chaque problématique liée à votre GesCom ou à vos spécificités métier pour gagner en productivité, augmenter la rentabilité de votre site e-Commerce et améliorer la qualité de vos services. Une fois chacun des besoins identifiés faites appel au partenaire qui saura vous apporter des réponses en intégrant vos commandes à votre logiciel de GesCom.

Mise à jour automatique et synchronisation des commandes, du catalogue et des clients… Posons-nous ensemble les questions essentielles à la réussite de votre projet connecté.

L’intégration, pour qui et pourquoi ?

Ce qu’il faut comprendre tout de suite pour aller jusqu’au bout de votre projet de connexion c’est que la solution réside dans la compréhension des besoins du vendeur et du gestionnaire.

D’un côté le vendeur en charge du e-Commerce veut vendre plus, avoir plus de produits, plus de stocks, plus de promos, plus de crédit clients ; avoir plus d’informations sur les produits, des photos (…) ; avoir plus d’informations sur les clients par exemple.

De l’autre côté le gestionnaire veut structurer le site e-Commerce en lui appliquant les process internes existants, aider le e-Commerce en partageant les ressources (logistique, production, achats, facturation), suivre et comprendre ce que lui rapporte ou lui coûte ce canal, faire en sorte qu’avec ou sans site son travail reste le même.

Pourquoi une gestion commerciale ?

Attention, un site marchand n’est pas une gestion commerciale. Un site marchand est un outil de vente et d’analyse de l’acte de vente. 100% des investissements e-commerce doivent concerner l’acte de vente : la qualité de présentation et de parcours du catalogue, l’optimisation des étapes du tunnel de conversion, les frais de port et le paiement, le suivi du retour sur investissement (achat des bons visiteurs). Le reste doit être fait par la GesCom qui est, comme son nom l’indique un outil de gestion avec une profondeur fonctionnelle considérable. Tous les besoins des marchands doivent être couverts, depuis la simple gestion des stocks et des fournisseurs, en passant par la comptabilité, la trésorerie…

Quel est le cycle complet de l’intégration ?

Prenons l’exemple d’une entreprise avec un point de vente B2C ou B2B qui ouvre un site e-commerce. Son catalogue va constituer la référence pour les codes, les prix, les stocks, les remises (…), pour autant elle ne disposera pas de tous les éléments nécessaires pour conclure la vente d’un produit.

Les commandes (ou les clients) vont devoir s’intégrer dans le logiciel de Gestion Commerciale. Le processus interne (validation, fabrication, livraison) va se dérouler via la GesCom qui va, de son côté, mettre à jour le site (notification d’expédition, facture dans espace client …).

Oxatis, solution e-commerce SaaS exclusive pour Sage, a développé une solution prête à l’emploi qui automatise les 5 étapes de mise à jour des données : des connecteurs prêts à l’emploi pour synchroniser le site à la GesCom, la transformation des règles de gestion et le mapping des champs, la synchronisation incrémentale des informations, l’échange des données via les webservices pour écrire et lire les données du site et enfin l’automatisation des tâches quotidiennes.

Comment mapper les champs de votre catalogue ?

Dans un système d’informations il est important qu’il existe une référence unique pour les données, la gestion commerciale doit constituer cette référence. De nombreux champs n’existent pas dans un logiciel de gestion, par exemple les informations propres au SEO, les images multiples ou encore les ventes suggestives. D’autres champs existent mais leurs usages sont spécifiques à chaque entreprise comme les dépôts de stocks, nature du stock utilisé (actuel, à terme …), les catégories tarifaires, les caractéristiques ou les autres champs personnalisés.

Vous devez choisir un connecteur avec lequel les champs de votre ERP peuvent être associés/« mappés » à certains champs du site e-Commerce. Les exemples classiques que vous retrouvez quasi systématiquement dans une activité e-commerce :

  • Les caractéristiques pour une utilisation dans les facettes
  • Les stocks (actuel, à terme …) vers le stock affiché dans le site
  • Les marques, le référencement, les codes EAN/MPM, les conditionnements, le poids…
  • Les urls de téléchargement de documentation complémentaire, etc…

Pourquoi devez-vous synchroniser votre catalogue en temps réel ?

Une synchronisation en temps réel impose un échange minimal des données. Le problème que vous pouvez rencontrer c’est qu’à chaque fois qu’une vente se déroule localement ou sur le site, tous les produits concernés par la vente doivent être mis à jour. Il faut donc « savoir » ce qui a été mis à jour. Qu’arrive-t-il si on détruit un produit dans la GesCom, comment le système va-t-il « comprendre » qu’il faut le supprimer du site ? La solution est simple : vous devez gérer localement une base qui contienne toute l’information et qui ne mette à jour que celle qui varie.

Oxatis propose une synchronisation du catalogue produit en temps réel entre la GesCom et le site via les connecteurs Sage, Ciel, EBP, WeveSoft ou via l’ETL Talend pour les ERP ‘sur-mesure’.

Comment gérer l’intégration de vos images, commandes et clients ?

La dernière question à aborder concerne l’intégration des informations inhérentes à la vente d’un produit sur internet.

Commençons par les images, un élément fondamental dans la vente en ligne. Pourtant, elles sont rarement bien gérées dans un ERP. Oxatis a choisi par exemple d’utiliser des champs « user defined » de la GesCom dans lesquels sont placés les noms des fichiers images. C’est ensuite le MiddleWare qui récupère les images sur le disque, vérifie si elles ont été modifiées et crée les bonnes versions/tailles pour le web.

La gestion des commandes c’est le second point clé. Nous entrons dans une phase délicate de l’intégration de votre site à votre GesCom. Vous allez rapidement identifier les bons prestataires quand vous allez aborder la création de nouveaux clients à la volée, la représentation correcte des frais de port ou la traçabilité des paiements, prenez garde ! En effet, en comptabilité on paye une facture, sur le web on paye une commande … cela doit se gérer avec des factures d’acomptes et un connecteur avancé.

Dans le suivi des commandes et des factures, assurez-vous que la remontée des informations de la GestCom s’effectue vers le site marchand. Lorsque les commandes ont été ajoutées il faut les traiter, interagir avec le site pour enrichir l’espace client et notifier le client via e-mail ou SMS, remonter les factures et, une fois la facturation effectuée, il faut transférer le document dans l’espace client.

Enfin, la qualité de la remontée des informations clients est fondamentale pour l’entreprise, le client c’est le fonds de commerce, le connecteur doit intégrer tous les champs spécifiques en plus de champs ‘classiques’ ( civilité, nom, prénom, intitulé du compte client, N° de SIRET, téléphone, fax, portable…) c’est-à-dire la possibilité d’associer certains champs de la GesCom avec ceux du site, la remise globale, les clients en compte, le tarif associé, la catégorie du client, sa date d’anniversaire, ses abonnements…

 

Vous êtes forcément dans différents cas de figure. Certains ont déjà un site e-Commerce avec une connexion ERP mais ne sont pas forcément satisfaits des résultats (vous ne pouvez pas synchroniser la totalité de vos infos, vos mises à jour ne sont pas automatiques, vous ne bénéficiez pas d’une interface personnalisée pour chacun de vos clients…). D’autres sont à la recherche d’une solution e-Commerce capable de synchroniser les données de leur gestion commerciale (clients, commandes, stocks…) … Quoi qu’il en soit vous avez tous un point commun : vous souhaitez gagner du temps et de l’argent dans votre business. Pour y parvenir, un conseil simple et pratique : faites-vous accompagner par des experts qui connaissent le e-Commerce et les différents logiciels de gestion commerciale, c’est primordial !