Pour accroître les performances des entreprises, plusieurs outils de gestion ont été élaborés. Comme vous devez le savoir, la gestion couvre toutes les activités du fonctionnement de l’entreprise (marketing, vente, achat, production, logistique, gestion ressources humaines, etc). Alors, les différents services se sont informatisés pour supporter les opérations et les organisations de plus en plus lourdes.
On parle de plus en plus des ERP, mais que va-t-il réellement apporter à votre entreprise ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? C’est les questions auxquelles nous allons répondre au cours de cet article.
Définition d’un ERP
Un logiciel ERP est une solution de gestion qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise en intégrant de nombreuses fonctions notamment la RH, comptabilité, finance, ventes, approvisionnement, logistique, etc.
Les ERP peuvent devenir des éléments clés dans la transformation digitale des entreprises qui ont besoin d’une connectivité importante. Au même titre que les CRM, ils viennent améliorer les processus de l’entreprise.
Cependant, l’intégration d’un logiciel d’ERP doit être inscrit dans un projet, en cohérence avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et sa transition digitale. Il peut être intégré à votre réseau ou être externalisé sur un cloud, nous y reviendrons plus tard.
5 avantages à utiliser un ERP
Centraliser vos données sur une même plateforme
Le premier avantage à utiliser un logiciel ERP, et certainement le plus connu, est que l’ensemble de vos données seront regroupées sur un seul logiciel permettant, par la suite, d’automatiser un certain nombre de tâches en fonction des services de l’entreprise. Cet outil central permet d’avoir une meilleure visibilité sur son activité et une meilleure circulation de l’information. Cette synchronisation de l’ensemble des données en temps réel limite le nombre d’erreurs et permet une meilleure collaboration entre les différents services.
Optimiser vos processus
Intervenant sur l’ensemble des départements de l’entreprise (gestion des stocks, comptabilité, gestion des commandes, etc), l’ERP va intégrer un certain nombre de processus pour les automatiser. En effet, en plus de garantir une meilleure communication, il diminue les erreurs organisationnelles.
L’ERP va avoir un impact sur la rentabilité et la compétitivité de l’entreprise et libérer du temps à votre équipe pour des tâches plus stratégiques. Avec une telle intégration des processus, vos équipes ont fini de rechercher les informations d’un tel service, tout est à leur disposition sur le logiciel. Accéder à un fichier client, est désormais question d’un simple clic.
Un système personnalisable et évolutif
De par son architecture modulaire, les logiciels ERP vont venir s’adapter au rythme de croissance de l’entreprise. En fonction de votre taille et de vos besoins, cette solution se personnalise.
Une aide à la prise de décision
Comme énoncé précédemment, le logiciel ERP est un système d’information qui regroupe l’ensemble des données de l’entreprise. Il va vous permettre, en se basant sur des statistiques, de prendre les meilleures décisions avec un maximum de réactivité et en un minimum de temps.
Réduction des coûts de gestion
Avec une automatisation des processus et un système aussi simplifié, l’ERP va permettre de réduire vos coûts de gestion. Avec les mises à jour en temps réel des données, les départements de finance et comptabilité vont pouvoir avoir une visibilité globale sur l’ensemble des budgets et analyser de manière plus précise la planification de ressources.
Les inconvénients d’un ERP
Bien qu’intégrer un ERP à son entreprise comporte de nombreux avantages, il est nécessaire d’être renseigné sur ses inconvénients.
Demande du temps et des compétences
Le déploiement d’un ERP au sein d’une entreprise est un projet d’envergure. Il fait intervenir de nombreux tiers. Que ce soit au niveau de l’intégration, du choix de la solution, des conseils, vous devrez faire appel à un certain nombre d’intervenants.
De même, l’ERP est un système complexe qui demande un certain nombre de compétences. Vous devrez former une partie de votre équipe, pour les familiariser avec ce nouveau logiciel de gestion.
Le coût d’intégration
La mise en place d’un ERP est un investissement financier. En fonction du degré de personnalisation et de la taille de votre entreprise, vous allez devoir investir un budget pour développer votre projet. Il faut compter en plus de l’accompagnement et de l’installation, les coûts de maintenance, les formations, l’entretien etc, (surtout si vous l’utilisez depuis vos infrastructures).
La dépendance vis-à-vis de l’éditeur
Se tromper sur le choix de son ERP peut coûter très cher à une entreprise. Comme on a pu l’expliquer précédemment, intégrer un ERP à son entreprise représente un investissement conséquent. Ce choix demande une certaine réflexion et de bien s’informer sur l’intégralité des solutions proposées sur le marché.
Ajouté à ce paramètre, il faut compter que la durée de vie d’un logiciel ERP est estimée de 8 à 10 ans. Ce choix est alors d’autant plus important car le changement de logiciel au bout de quelques années représenterait une perte de temps et d’argent de manière conséquente.
Enfin, il est indispensable que votre ERP soit parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise si vous souhaitez avoir un bon retour sur investissement et voir rapidement les effets escomptés. Plus votre logiciel sera adapté à votre entreprise, plus il sera efficace et optimisera vos performances.
Externalisation de son ERP, une bonne idée ?
Il existe plusieurs manières d’utiliser un ERP. Vous pouvez l’intégrer à votre réseau mais aussi l’exporter sur un cloud. Dans cette partie, nous allons voir les avantages à utiliser votre ERP depuis un cloud.
Diminution des coûts d’infrastructure et de maintenance
Si vous souhaitez intégrer un ERP à votre entreprise, il vous suffira d’appeler votre hébergeur pour augmenter ou diminuer votre capacité de stockage instantanément. Le cloud vous évite de prévoir tous les investissements nécessaires au soutien de ce nouveau logiciel.
Effectivement, pour supporter ce système, vous allez devoir mettre en place du matériel supplémentaire, notamment des serveurs, etc. En effet, les ERP sont des systèmes lourds qui nécessitent un minimum d’infrastructure pour fonctionner correctement. Grâce au cloud, vous améliorerez l’efficacité de votre ERP tout en réduisant les coûts d’hébergement et de maintenance.
Une meilleure protection des données
Les entreprises sont souvent des cibles de cyberattaque notamment par des logiciels rançon via des campagnes d’emails frauduleux. Une fois introduits dans l’ordinateur, les logiciels viennent crypter les données présentes sur les serveurs.
Ce phénomène est moins récurrent pour les données externalisées en SaaS, pourquoi ? Car les éditeurs sont conscients du risque et en font une priorité n°1 et mettent en place de nombreux procédés pour éviter les risques d’introduction (sauvegarde, mises en jours régulièrement, données dupliquées…)
Un accès n’importe où, n’importe quand
Le cloud vous permet d’accéder à votre ERP à partir de n’importe quel appareil, à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment de la journée. Il facilite la collaboration entre les équipes, important à l’heure ou le télétravail est devenu une partie intégrante du quotidien des français. Il vous permet aussi de travailler facilement lors des déplacements ou rendez-vous client.
Crédit image : Guna UX
