La peak season représente les périodes de forte demande et de pics de ventes, notamment autour d’événements comme Halloween, le Singles Day, le Cyber Monday, le Black Friday, et Noël.
Pour les e-commerçants, cette saison est cruciale et nécessite une logistique parfaitement organisée pour gérer l’augmentation des commandes et anticiper la gestion de clients plus exigeants et pressés. En fonction des produits ou du business, cette période peut représenter la part la plus importante des ventes annuelles d’un commerce. Il y a donc énormément d’enjeux, et cela peut déterminer le succès de votre année.
La préparation de la peak season ne concerne pas seulement les e-commerçants, mais toute la chaîne logistique. Une organisation minutieuse et une anticipation à chaque étape sont donc nécessaires pour éviter les ruptures de stock, assurer des délais de livraison satisfaisants et maintenir une expérience client optimale
Voici les 9 points clés pour optimiser votre stratégie logistique en vue de la peak season.
1. Quand s’y préparer ?
Idéalement, la préparation pour la peak season doit commencer dès la fin de la précédente édition. Tout est encore frais dans votre esprit, ce qui permet de tirer un bilan précis de ce qui a fonctionné ou non. Ce calendrier permet de tirer des leçons de l’année écoulée, de corriger les erreurs et d’anticiper les besoins. En évaluant les volumes de ventes passés et les performances logistiques, il est possible de mieux planifier les ressources et d’établir des objectifs pour les peaks à venir. Certains changements doivent être effectués dès Q5 le premier trimestre, comme le changement d’entrepôts ou de logiciels, pour éviter d’avoir des nouveautés en novembre et avoir suffisamment de temps pour les implémenter et gérer correctement.
Conseil pratique : Analysez les données pour détecter les tendances et ajustez vos prévisions dès le premier trimestre.
2. Préparation du stock et anticipation des volumes de commandes
Pour éviter les ruptures de stock, la gestion des stocks et l’anticipation des volumes sont essentielles. Utiliser une solution comme Anchanto permet d’obtenir une visibilité précise des niveaux de stock grâce à des informations en temps réel. Cette visibilité aide à prévoir les besoins, à éviter les excès et à passer les commandes auprès des usines et des fournisseurs au bon moment, en quantité adéquate et au juste prix. Pendant la peak season, il est crucial de synchroniser les stocks le plus régulièrement possible, voire en temps réel, sur l’ensemble des canaux de vente.
Dégager de l’espace dans l’entrepôt est également important. Des soldes en amont de la peak season peuvent aider à libérer de l’espace pour les nouvelles arrivées de produits. Vérifiez les délais de livraison des fournisseurs et assurez-vous de disposer de tous les équipements nécessaires.
Conseil pratique : Effectuer un inventaire tournant en amont de la peak, afin d’avoir une image de stock la plus fiable possible.
3. Préparer les équipes
La peak season exige une organisation humaine solide. Préparez les équipes avec des formations spécifiques sur la gestion des commandes et dotez-les d’outils comme des PDA, des systèmes de gestion des commandes (OMS) et des systèmes de gestion des entrepôts (WMS). Ces outils permettent de faciliter les opérations et d’augmenter l’efficacité.
Il est également crucial de planifier les congés en dehors de la peak season, et d’anticiper le recrutement d’intérimaires ou de mobiliser des membres d’autres équipes. Pour une intégration rapide des renforts, privilégiez des solutions ergonomiques et intuitives, qui permettront aux nouvelles recrues d’être opérationnelles rapidement.
Attention, du personnel saisonnier implique également un peu plus de supervision et de contrôle, et les outils adéquats peuvent aider et accompagner sur ces sujets.
Conseil pratique : Mieux mesurer les besoins en personnel supplémentaire grâce à l’analyse des rapports de votre WMS sur les chiffres de l’année précédente.
4. Optimiser l’organisation de l’entrepôt
Une organisation stratégique de l’entrepôt réduit les déplacements inutiles et permet de traiter les commandes rapidement. Par exemple, mettre en place un système pour prioriser certaines commandes (Amazon, CMS, point relais) peut aider à répondre efficacement aux exigences de divers canaux de vente.
Réorganisez les zones de réception, de stockage et d’expédition pour une circulation fluide. Cela peut être le moment d’étiqueter certains produits, notamment les best-sellers, pour mieux les identifier et améliorer l’efficacité de la préparation des commandes. Certains outils comme Anchanto permettent de générer des QR codes directement dans la solution pour simplifier l’accès aux produits.
Conseil pratique : Placez les articles populaires à proximité de la zone d’expédition pour accélérer leur traitement. Revoyez les emplacements des articles populaires en fonction de la saison, en les plaçant à proximité de la zone de préparation. N’oubliez pas de réorganiser les fournitures annexes/logistiques (emballages, PDA de secours, etc.).
5. Automatiser les opérations et méthodes logistiques
La digitalisation est un levier essentiel pour la gestion de la peak season. Certaines tâches peuvent être effectuées manuellement le reste de l’année, mais doivent être automatisées pendant la peak season.L’adoption d’un OMS/WMS facilite l’orchestration des commandes sur différents canaux, permettant entre autres de synchroniser automatiquement les statuts de préparation et de livraison. Cela réduit les erreurs humaines et rend l’ensemble du processus plus fluide.
En maintenant une connexion stable avec les marketplaces et les autres canaux de vente, vous limitez les tâches individuelles par commandes et réduisez les risques de ruptures de stock et de ventes manquées.
Configurez des alertes afin de mieux surveiller les niveaux de stock en temps réel et anticiper les ruptures
Conseil pratique : C’est le moment, dans votre outil ou solution logistique, de faire des ajustements de paramétrage, comme peut-être privilégier la productivité légèrement au détriment de la flexibilité ou du contrôle.
6. Gestion des transporteurs et anticipation des ramassages
La gestion efficace des transporteurs est essentielle, surtout pendant les périodes de fort volume. Il est judicieux de prévoir des transporteurs de secours en cas de surcharge ou de défaillance de certains acteurs. Ajustez les horaires de collecte pour gérer les volumes accrus, voire ajoutez des collectes supplémentaires. L’augmentation du volume peut également offrir l’opportunité de répartir les commandes sur des sites de transporteurs permettant une livraison plus rapide ou moins coûteuse.
Organisez les livraisons en fonction de critères spécifiques, tels que le coût et les préférences des clients, pour optimiser la gestion logistique et les délais de livraison. Assurez-vous que chaque transporteur dispose d’une flexibilité en termes d’horaires et de capacité de collecte pour répondre aux imprévus.
Conseil pratique : Évaluez si les volumes affectent les réseaux des transporteurs et, si c’est le cas, partagez les prévisions à l’avance.
7. Gérer les retours
L’augmentation des ventes entraîne naturellement une augmentation des retours, un aspect souvent négligé. Assurez-vous que votre système est prêt à absorber cette hausse en réservant des ressources dédiées et en formant vos équipes pour gérer les retours efficacement avec les bons outils.
Certaines erreurs, comme des descriptions de produits inexactes, des approximations d’adresse ou des inversions de commandes, génèrent des retours encore plus impactants pendant la peak. Cela met davantage de pression sur l’entrepôt, déjà sous tension, et affecte l’opérationnel ainsi que l’expérience client, augmentant leur frustration. Utilisez un WMS (Warehouse Management System) pour suivre les produits retournés, gérer le flux de retour et décider des actions à entreprendre (remise en stock, réparation, etc.).
Conseil pratique : Analysez les raisons parfois logistiques des retours pour éviter des erreurs récurrentes et optimiser l’expérience client
8. Analyse et ajustement en temps réel
Les trois secrets de la peak season : le back-up, le back-up et le back-up.
Pendant la peak season, les imprévus sont fréquents. Il est primordial de savoir prévoir ou de les penser hors des moments de crise, en amont. Des tableaux de bord mis à jour en continu pour suivre les performances et ajuster les opérations selon les besoins vous permettront, par exemple, d’être plus réactif pour dégainer le plan B. Cela permet de détecter rapidement les anomalies et d’intervenir avant que les problèmes n’impactent les ventes.
Suivez les indicateurs par canal et faites des ajustements immédiats pour optimiser les performances logistiques.
Prévoyez des briefings quotidiens pour les équipes afin d’optimiser la communication.
Conseil pratique : Les réseaux transporteurs et/ou points relais peuvent parfois être localement et temporairement saturés. Pouvoir ajuster rapidement et spécifiquement une zone vers la livraison à domicile minimise l’impact (idem en cas de grève).
9. Investir dans la bonne technologie
La technologie apporte de la productivité et de l’agilité. Avoir la bonne technologie permet de gérer les crises et les imprévus plus efficacement.
La peak season nécessite une technologie robuste, capable de gérer les pics de demande. Investir dans un OMS/WMS adapté permet d’éviter les gestions manuelles, souvent sources d’erreurs. Un système fiable est essentiel pour assurer la fluidité des opérations et garantir que le volume accru de commandes est géré de manière optimale.
Les entreprises qui n’anticipent pas peuvent subir des pertes de réputation et des coûts plus élevés que celles qui choisissent d’investir dans des solutions performantes.
Conseil pratique : Privilégiez une technologie évolutive qui peut s’adapter à votre croissance.
Conclusion
La peak season représente un défi logistique de taille, mais avec une préparation solide et les bons outils, elle peut se transformer en période de forte croissance et de fidélisation des clients. Pour cela, l’anticipation est clé. Il faut prendre de la marge en termes de ressources humaines, d’équipement et de technologie, quitte à surdimensionner ces aspects
En suivant ces 9 points clés, les e-commerçants peuvent maximiser leur efficacité, optimiser leur logistique et assurer une expérience client positive même en période de forte demande.
Crédit image : Pixel Truc
